Как начать работать

Данная статья объясняет по шагам как начать работать в системе, создавать заявки. Первые 3 шага – это настройка (надо сделать один раз), а шаги 4,5,6 относятся к ведению заявки, оформлению документов и выставлению счета на оплату.

Содержание:

Шаг 1 ЗАПОЛНИТЬ ИНФОРМАЦИЮ О СЕБЕ

Шаг 2 ДОБАВИТЬ ПОЛЬЗОВАТЕЛЕЙ СИСТЕМЫ

Шаг 3 ЗАПОЛНИТЬ СПРАВОЧНИКИ

Шаг 4 ДОБАВИТЬ ЗАЯВКУ

Шаг 5 ДОБАВИТЬ ПЛАТЕЖ

Шаг 6 СОЗДАТЬ ПЛАТЕЖНЫЕ ПОРУЧЕНИЯ В БАНК

Шаг 7 УДАЛЕНИЕ ПРИМЕРА ЗАЯВКИ

Шаг 8 СОЗДАНИЕ НОВОГО ЮРИДИЧЕСКОГО ЛИЦА(КЛИЕНТА) СИСТЕМЫ

Шаг 9 УЧЕТНЫЕ ЗАПИСИ ЭЛЕКТРОННОЙ ПОЧТЫ

 

 

Шаг 1 ЗАПОЛНИТЬ ИНФОРМАЦИЮ О СЕБЕ

Путь в меню

СЕРВИС->НАСТРОЙКИ->ЛИЧНЫЕ НАСТРОЙКИ

Что заполнить

1. Информация о себе

— ФИО

— дата рождения

— Телефон

— фото

 

Шаг 2 ДОБАВИТЬ ПОЛЬЗОВАТЕЛЕЙ СИСТЕМЫ

Путь в меню

СЕРВИС->НАСТРОЙКИ->ПОЛЬЗОВАТЕЛИ

Нажимаем кнопку

ДОБАВИТЬ ПОЛЬЗОВАТЕЛЯ

В поле ГРУППА выбираем какой пользователь нам нужен

Что заполнить

  • СОТРУДНИК ФИРМЫ

1. Информацию о сотруднике

— ФИО

— Группа — Сотрудник фирмы

— email (обязательно!)

— телефон(обязательно!)

— пароль(обязательно!)

— активен — ДА

2. Добавить РОЛИ

3. Указать филиал сотрудника, там где он работает

4. Указать доступ к клиенту. Клиентом считаются ваши аффилированные фирмы(если они у вас есть)

  • ЗАКАЗЧИК

1. Информацию о представителе Заказчика

— ФИО

— Группа — ЗАКАЗЧИК

— email (обязательно!)

— телефон(обязательно!)

— пароль(обязательно!)

— активен — ДА

2. Добавить РОЛИ

— роль только одна — ЗАКАЗЧИК!

3. Указать доступ к клиенту. Клиентом считаются ваши аффилированные фирмы(если они у вас есть)

4. Указать доступ к фирме. Фирме, которую представляет сотрудник Заказчика. Предварительно, добавив фирму в справочник предприятий.

5. Не ошибитесь! Прежде чем дать доступ сотруднику Заказчика, выполните сами вход под его логином и паролем и проверьте правильно ли указана его фирма.

  • ПЕРЕВОЗЧИК

1. Информацию о представителе Перевозчика

— ФИО

— Группа — ПЕРЕВОЗЧИК

— email (обязательно!)

— телефон(обязательно!)

— пароль(обязательно!)

— активен — ДА

2. Добавить РОЛИ

— роль только одна — ПЕРЕВОЗЧИК!

3. Указать доступ к клиенту. Клиентом считаются ваши аффилированные фирмы(если они у вас есть)

4. Указать доступ к фирме. Фирме, которую представляет сотрудник Перевозчика. Предварительно, добавив фирму в справочник предприятий.

5. Не ошибитесь! Прежде чем дать доступ сотруднику Перевозчика, выполните сами вход под его логином и паролем и проверьте правильно ли указана его фирма.

Шаг 3 ЗАПОЛНИТЬ СПРАВОЧНИКИ

Путь в меню

СЕРВИС->СПРАВОЧНИКИ

Что заполнить

  • ПРЕДПРИЯТИЯ

1. Информация о вашей компании

— наименование

— краткое наименование

— ИНН

— КПП

— ….

2. Информация о БАНКЕ

3. Информация о РУКОВОДИТЕЛЯХ

— директор

— бухгалтер

— сканы печати и подписи

— клиент системы — ДА!

  • ФИЛИАЛЫ

 

1.По умолчанию указывается Филиал №1если у вас несколько — добавляем ещё филиалы

2. Указать для филиала ваших сотрудников

Сотрудник может быть активным только в одном филиале

  • АВТОМОБИЛИ

 

1. Информация о автомобиле

2. Указать основного водителя автомобиля

3. Добавить фото автомобиля, если есть

  • ВОДИТЕЛИ

 

1. Информация о водителе

2. Указать приписанный к нему автомобиль

3. Загрузить фото, если есть

  • ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ УСЛОВИЯ К ЗАЯВКЕ

 

1. Добавьте ВАШИ доп.условия как для Заказчиков , так и Перевозчиков.

2. Количество вариантов не ограничено.

3. Эта информация отображается в Заявке

  • ШТРАФНЫЕ САНКЦИИ

 

1. Добавьте ВАШИ штрафные санкции как для Заказчиков , так и Перевозчиков.

2. Количество вариантов не ограничено.

3. Эта информация отображается в Заявке.

Предлагаем вам так же ознакомиться с импортом справочников в систему

Шаг 4 ДОБАВИТЬ ЗАЯВКУ

Путь в меню

ДОКУМЕНТЫ->ЗАЯВКИ

Нажимем кнопку ДОБАВИТЬ ЗАЯВКУ

— ФОРМА ВВОДА НОВОЙ ЗАЯВКИ

1. Заполняем основные данные по Заявке

2. Указать Заказчика

— если нет Договора с Заказчиком, он создаётся автоматически

3. Указать Перевозчика

— если нет Договора с Перевозчиком указать в поле «При отсутствии договора с Перевозчиком сформировать новый договор?» — ДА

4. Указать данные для платежного календаря Заказчика и Перевозчики. Эти данные позволят контролировать сроки оплат в платежном календаре.

Нажимаем кнопку СОХРАНИТЬ

В таблице появилась новая заявка, нажимаем кнопку ПРОСМОТР

— ПРОСМОТР ЗАЯВКИ. ВВОД ДАННЫХ

1. Указать транспорт

2. Указать водителя

3. Добавить маршрут

— эти данные используются для транспортной накладной

4. Добавить счёт для Заказчика и от Перевозчика

— наименование услуги формируется на основании раннее введенных данных, можно править

5. Добавить Доверенность на перевозку груза. Формируется на основании раннее введенных данных, можно править

— СТАТУС: ПРЕДВАРИТЕЛЬНАЯ

 

1. Проверить правильность данных

2. Нажать кнопку «На подпись».

3. Email сообщение информирует директора, руководителя, администратора о необходимости подписать новую Заявку

— СТАТУС: НА УТВЕРЖДЕНИИ

 

1. Руководителю проверить правильность данных

2. Нажать кнопку «Подписать Заявку»

3. Email сообщение информирует менеджера Заявки о том что она подписана

— СТАТУС: ПОДПИСАНА

 

1. Менеджер Заявки отправляет Заказчику по Email PDF версии документов с печатью , согласует.

2. Полученные и согласованные документы по Email от Заказчика заносятся и сохраняются в

разделе «Файлы Заказчика»

3. Когда груз загружен в транспорт и началась перевозка, нажать кнопку «Поехали», указать дату начала перевозки

— СТАТУС: ПЕРЕВОЗКА

1. После доставки, разгрузки груза, нажать кнопку «ГРУЗ ДОСТАВЛЕН».

2. Указать дату окончания перевозки

— СТАТУС: ГРУЗ ДОСТАВЛЕН

1. Получив документы от перевозчика, подтверждающие факт перевозки (транспортная накладная), заносятся и сохраняются в разделе «Файлы Перевозчика »

2. Нажать кнопку «ДОКУМЕНТЫ»

3. Указать дату получения документов о подтверждении перевозки

— СТАТУС: ДОКУМЕНТЫ

1. Сформировать счёт-фактуру, акт выполненных работ

2. Оригиналы отправить по почте, курьером Заказчику

3. В разделе «КОРРЕСПОНДЕНЦИЯ ЗАКАЗЧИКА» указать наименование отправленных оригиналов, а так же стоимость расходов на пересылку. Сумма учитывается при расчете прибыли

4. После выполненых платежей Заказчиком, оплаты Перевозчику, получения подписанных оригиналов Актов выполненных работ, нажать на кнопку «ЗАКРЫТЬ ЗАЯВКУ»

ШАГ 5 ДОБАВИТЬ ПЛАТЕЖ

Путь в меню

ДОКУМЕНТЫ->ПЛАТЕЖИ->БАНК

Что сделать

  • ЗАГРУЗИТЬ ВЫПИСКУ ИЗ БАНКА

1. Выполнить выгрузку из интернет-банка в формате 1С за указанный период, сохранить у себя в папке на компьютере

2. Нажать на ссылку «Загрузить выписку из интернет-банка», загрузить раннее загруженный файл

  • ПРИВЯЗАТЬ ПЛАТЕЖИ К ЗАЯВКАМ

1. Для платежа перейти по ссылке «Привязка»

2. Выбрать из списка счетов контрагента счет, соотвествующий платежу.

3. Информация по платеже отобразится в Заявке в разделе «Оплата Заказчика», «Оплата Перевозчику»

ШАГ 6 СОЗДАТЬ ПЛАТЕЖНЫЕ ПОРУЧЕНИЯ В БАНК

Путь в меню

ДОКУМЕНТЫ->СЧЕТА НА ОПЛАТУ

Что сделать 1. В списке счетов поле «На оплату», нажать на ссылку «Добавить». Можно выбрать несколько счетов.

2. Нажать на ссылку «Сформировать файл экспорта для интернет банка»

3. Указать номер последнего платежного поручения

4. Указать расчётный счёт с которого будут выполняться платежи

5. Формировать файл

6. Скачать файл для загрузки в банк на свой компьютер в вашей папке

7. В вашем интернет банке выполнить ИМПОРТ платежей в формате 1С

8. В вашем интернет банке проверить загруженные платежки

9. В вашем интернет банке — подписать

ШАГ 7 УДАЛЕНИЕ ПРИМЕРА ЗАЯВКИ

1. Сменить статус Заявки на «Предварительная».

2. В разделе «БУХГАЛТЕРСКИЕ ДОКУМЕНТЫ ЗАКАЗЧИКА» и «БУХГАЛТЕРСКИЕ ДОКУМЕНТЫ ПЕРЕВОЗЧИКА» удалить счета.

3. Нажать на кнопку «Изменить».

4. В форме нажать на кнопку «Удалить».

5. Перейти в ДОКУМЕНТЫ-ДОГОВОРЫ, удалить договора по ссылке «Удалить».

6. Перейти СЕРВИС-СПРАВОЧНИКИ-ПРЕДПРИЯТИЯ, удалить компании ООО «СТАЛЬМОСТГРУП» и ООО «АВТО ПЕРЕВОЗКИ»

 

ШАГ 8 СОЗДАНИЕ НОВОГО ЮРИДИЧЕСКОГО ЛИЦА(КЛИЕНТА) СИСТЕМЫ.

Для тех у кого несколько юридических лиц.

1. Перейти СЕРВИС-СПРАВОЧНИКИ-ПРЕДПРИЯТИЯ.

2. Добавить новое предприятие, заполнить реквизиты, сохранить.

3. В столбце «Клиент системы» указать «Да».

4. Перейти в режим работы с новым юридическим лицом через выпадающей список клиентов в верхней части страницы.

5. Перейти в справочник филиалов.

6. Добавить филиал.

7. Добавить в филиал уже созданных пользователей системы.

8. Для своих пользователей дайте доступ к новому клиенту в СЕРВИС-НАСТРОЙКИ-ПОЛЬЗОВАТЕЛИ.

9. Выполнить указания на главной странице сайта для нового юр.лица.

 

Шаг 9 УЧЕТНЫЕ ЗАПИСИ ЭЛЕКТРОННОЙ ПОЧТЫ.

1. Перейти СЕРВИС-НАСТРОЙКИ-УЧЕТНЫЕ ЗАПИСИ ЭЛЕКТРОННОЙ ПОЧТЫ

2. Создать учетную запись согласно инструкции

 


Если у вас возникли какие-либо вопросы или не можете найти каких — то функции, наши специалисты тех.поддержки всега рады вам помочь:

Тел. +7 (343) 382-19-42

support@kiberlog.ru