Личные кабинеты заказчика и перевозчика

1Что такое личный кабинет

Личный кабинет — это ограниченный доступ в вашу систему для заказчика или перевозчика. Он входит под своим логином и видит только свои сделки.

Как устроен доступ

• Контрагент получает отдельный логин и пароль — вы не передаёте ему свой доступ.
• Он видит только те заявки, где он указан заказчиком или перевозчиком.
• Чужие клиенты, перевозчики, финансы и внутренние комментарии ему не видны.
• Вы в любой момент можете ограничить или закрыть доступ.

Сколько это стоит

• Для ваших контрагентов — бесплатно, отдельная оплата не требуется.
• Устанавливать программу не нужно: кабинет открывается в браузере.
• Работает с телефона, планшета и компьютера.

2Кабинет заказчика

Заказчик видит в онлайне всё взаимодействие с вашей компанией и весь документооборот по своим перевозкам.

Что видит заказчик

• Свои заявки и текущие статусы перевозки.
• Документы по своим сделкам: счёт на оплату, акт выполненных работ, транспортную накладную и остальные.
• Историю поездок за любой период.
• Архив документов — можно поднять документы по прошлым рейсам.
• Акт сверки взаиморасчётов на любую дату.

Что он может сделать сам

• Распечатать нужный документ прямо из системы — в любой момент, не запрашивая у вас.
• Скачать документы в PDF и передать своему бухгалтеру.
• Проверить, какие документы уже сформированы, а каких ещё нет.
• Посмотреть, что оплачено, а что осталось.

Что это даёт вам

• Меньше писем «пришлите счёт» и «пришлите акт».
• Документы с печатью и подписью — не нужно каждый раз сканировать и отправлять.
• Спорные вопросы закрываются по документам из архива, а не по памяти.

3Кабинет перевозчика

Перевозчик сам получает документы, печатает и подписывает их, а потом видит свои платежи — без звонков в офис.

Что видит перевозчик

• Заявки, которые вы ему передали, с условиями перевозки.
• Документы по своим рейсам — для печати и подписания.
• Историю перевозок с вашей компанией.
• Выставленные документы и платежи по ним.

Что он может сделать сам

• Распечатать документы из системы, подписать и выслать вам — со своего компьютера, в удобное время.
• Сформировать акт сверки по своим перевозкам.
• Проверить, оплачен ли конкретный рейс, без звонка бухгалтеру.
• Передать свои документы в электронном виде, если подключён ЭДО.

Что это даёт вам

• Не нужно готовить и отправлять пакет документов каждому перевозчику.
• Быстрее приходят подписанные документы — быстрее закрывается заявка.
• Меньше звонков про оплату и сверку.

4Разграничение доступа: кто что видит

Главный принцип — контрагент видит только своё взаимодействие с вашей компанией. Внутренняя кухня остаётся внутри.

Не видят контрагенты

• Чужие заявки, клиентов и перевозчиков.
• Себестоимость рейса, маржу и внутренние расчёты.
• Зарплаты, общие расходы компании и управленческие отчёты.
• Внутренние комментарии сотрудников и задачи.

Настраивается вами

• Какие разделы доступны конкретному контрагенту.
• Возможность скачивания и печати документов.
• Срок действия доступа — можно закрыть в любой момент.
• История действий в кабинете.

5Как подключить контрагента

Подключение занимает несколько минут и не требует от контрагента установки программ или отдельной регистрации в сервисе.

Порядок действий

• В карточке контрагента включите доступ в личный кабинет.
• Система формирует приглашение с логином и паролем.
• Отправьте приглашение письмом из системы.
• Контрагент входит по ссылке и сразу видит свои заявки и документы.

Если контрагент не хочет кабинет

• Работайте как раньше: документы можно распечатать или отправить письмом.
• Кабинет — это возможность, а не обязанность для клиента.
• Часто контрагент подключается позже, когда понимает экономию времени.

6Кабинеты и электронный документооборот

Если вы работаете с ЭТрН и другими электронными перевозочными документами, кабинет становится точкой входа для контрагента.

Как это работает

• Электронные документы передаются контрагенту через оператора ЭДО.
• Статусы подписания видны в системе: отправлен, получен, подписан.
• Бумажный и электронный документооборот могут идти параллельно — по разным контрагентам.
• Подписанные документы хранятся в заявке и доступны обеим сторонам.

Зачем это компании

• Рейс закрывается быстрее: документы не ждут почту.
• Меньше ошибок: данные не переносятся вручную.
• Готовность к обязательному ЭДО в перевозках.

7Что меняется в работе компании

Кабинеты снимают с менеджеров и бухгалтерии значительную часть переписки и рутинных операций.

Типичные ситуации

• Клиент просит копию ТН за прошлый месяц — берёт сам из архива.
• Перевозчик спрашивает, оплачен ли рейс — смотрит в своём кабинете.
• Клиенту нужен акт сверки на первое число — формирует самостоятельно.
• Бухгалтерия просит пакет документов по контрагенту — выгружается из системы.

Что освобождается

• Время менеджера на отправку документов и ответы на запросы.
• Время бухгалтерии на сверки и копии.
• Время на поиск бумаг в архиве.

8Частые вопросы о доступе

Несколько практических моментов, которые спрашивают перед подключением.

Безопасность

• Контрагент не получает доступ к вашей учётной записи и не может изменить ваши данные.
• Права ограничены: только чтение своих сделок и документов.
• Доступ можно отозвать в любой момент.
• Все действия в системе фиксируются.

Работа с контрагентом

• Один контрагент — один кабинет, независимо от количества заявок.
• Если контрагент одновременно и заказчик, и перевозчик, он видит обе роли.
• Кабинет работает и для филиалов, и для разных юрлиц группы компаний.