Отчёты в системе KiberLog

1Зачем отчёты в грузоперевозках

Перевозка — это сделка с двумя сторонами, документами и деньгами. Отчёт нужен, чтобы в любой момент ответить на вопрос: что происходит, сколько это стоит и кто за это отвечает.

Какие вопросы закрывают отчёты

• Сколько заявок сделано за период и в каком они статусе.
• Кто из менеджеров сколько заработал и сколько заявок закрыл.
• Какие документы сформированы и переданы контрагентам.
• Кто, кому, когда и по какой заявке заплатил.
• Какая задолженность накопилась по заказчикам и перевозчикам.

Почему это важно

• Контроль перевозок доступен круглосуточно — из офиса, из дома, из поездки.
• Отчётные данные не зависят от того, кто из сотрудников вышел на работу.
• Спор с контрагентом закрывается цифрами, а не воспоминаниями.

2Отчёт по предприятию

Общий отчёт по всем вашим фирмам: движение сумм за период и разбивка по статусам.

Что показывает

• Общий оборот и суммы по всем компаниям, которые ведутся в системе.
• Движение денежных сумм за выбранный период.
• Количество заявок в разрезе статусов.
• Сравнение периода с периодом — видно рост или спад.

Кому нужен

• Собственнику и директору — общая картина по бизнесу.
• Руководителю филиала — сравнение своего подразделения с остальными.
• Бухгалтерии — сверка объёмов за период.

3Отчёт по менеджерам

Два режима: краткий — сводка по сотрудникам, полный — детализация по каждой заявке.

Краткий отчёт

• Общая сводка по менеджерам за выбранный период.
• Фильтр по статусам заявок.
• Сравнение сотрудников между собой: количество заявок и суммы.

Полный отчёт

• Подробная детализация по заявкам каждого менеджера.
• Фильтры: период, филиал, менеджер, статус заявки.
• Видно, какие заявки ещё в работе, а какие закрыты.

Зачем это руководителю

• Объективная оценка загрузки и результата сотрудников.
• Премии и планы считаются по данным, а не по докладам.
• Видно, у кого зависают заявки на согласовании или закрытии.

4Сводный отчёт по заявкам

Одна строка — одна заявка. В ней собрана вся информация по сделке, от контрагентов до статуса и сумм.

Фильтры

• По номеру заявки.
• По статусу заявки.
• За период.
• По филиалам.
• По менеджерам.
• По заказчикам.
• По перевозчикам.

Что в строке

• Заказчик, перевозчик, маршрут и даты.
• Сумма перевозки и статус заявки.
• Ответственный менеджер.
• Наличие и состояние документов.

Как используется

• Оперативная проверка: что в работе, что закрыто, что зависло.
• Основа для выгрузки в Excel и передачи клиенту или руководителю.
• Быстрый поиск конкретной заявки по номеру или контрагенту.

5Отчёт для бухгалтера

Отчёт по первичным документам — в объёме, которого достаточно бухгалтерии, без запросов к менеджерам.

Фильтры

• За период.
• По заказчикам.
• По перевозчикам.
• По ИНН контрагента.
• По типу документа.

Что даёт

• Пакет документов по контрагенту собирается за один запрос.
• Видно, какие документы сформированы, а каких не хватает.
• Данные можно выгрузить в Excel и передать в бухгалтерию или в 1С.
• Приходящему бухгалтеру или аудитору не нужен доступ ко всей системе.

6Счета на оплату и платежи

Отчёт по платежам: кто, кому, когда и по какой заявке заплатил — с привязкой к платёжным поручениям.

Что видно

• Суммы платежей и даты.
• Контрагент, который платил или которому платили.
• Заявка, к которой относится платёж.
• Платёжное поручение, по которому прошли деньги.

Фильтры и статусы

• По контрагенту.
• По ИНН.
• По статусу: оплачен, не оплачен, выставлен на оплату.

Оплата из системы

• Счета можно отметить к оплате и выгрузить платёжные поручения в интернет-банк.
• Реквизиты подставляются из системы — ошибок в наборе нет.
• После выгрузки остаётся подписать платёж в банке.
• Частичные оплаты учитываются: следующее поручение формируется на остаток.

7Сводка для руководителя

На главной странице — картина в реальном времени, без построения отдельных отчётов.

Что на сводке

• Последние платежи.
• Движение по банку за текущий месяц.
• Количество созданных договоров и заявок.
• Количество заявок по каждому статусу.

Зачем

• Утром достаточно открыть систему, чтобы понять состояние бизнеса.
• Не нужно запрашивать отчёты у сотрудников.
• Видно, если заявки перестали двигаться по статусам.

8Фильтры, выгрузка и хранение

Отчёты строятся по любым условиям и выгружаются в привычные форматы.

Как отобрать данные

• Период — день, месяц, квартал, произвольный интервал.
• Филиалы и подразделения.
• Менеджеры и ответственные.
• Контрагенты и их ИНН.
• Статусы заявок и документов.

Как получить результат

• Просмотр на экране с возможностью детализации.
• Выгрузка в Excel для расчётов и передачи.
• Печать отчёта для совещания или проверки.

Данные не теряются

• Отчёт строится по историческим данным, а не по «сейчас».
• Закрытые заявки остаются в системе и попадают в отчёты за прошлые периоды.
• Архив документов хранится вместе с заявками.