Заявка

Блок «Заявка» системы является основным для формирования необходимых документов при работе и Заказчиками и Перевозчиками.

Перед работой с данным блоком необходимо заполнить все справочники системы, а так же подготовить договора с Заказчиком и Перевозчиком в разделе «Договора».

Переход на данный блок осуществляется через основное меню Документы -> Заявки

1. Реестр заявок

 

2. Добавить заявку осуществляем нажатием ссылки «Добавить Заявку». Заполняем основную форму заявки. Номер заявки формируется автоматически, по порядку.

Все поля обязательны к заполнению.

 

3. Для просмотра Заявки перейти по ссылке в реестре заявок «Просмотр». На странице «Заявка» отображены основные параметры заявки.

Обязательный порядок заполнения заявки представлен на следующем изображении. Заявка разделена на две части — данные по Заказчику и

данные по Перевозчику.

 

 

4. После ввода всех данных по Заявке, нажать кнопку «На Подпись». Информация о заполении Заявки поступит руководителю. После проверки

Заявки и успешного заполнения, руководитель сменит статус Заявки на «В работе».

5. Для просмотра готовых документов Заявка, Счёт, Счёт-фактура, Акт, Договор при нажатие на ссотвествующую ссылку в Заявке.

Например, Заявка.

Отправка документов по электронной почте.

 

Для этого необходимо:

1. Войти в Заявку.

2. В разделе «БУХГАЛТЕРСКИЕ ДОКУМЕНТЫ ЗАКАЗЧИКА» или «БУХГАЛТЕРСКИЕ ДОКУМЕНТЫ ПЕРЕВОЗЧИКА» нажать на кнопку «Отправить Заказчику» или «Отправить Перевозчику».

3. В форме указать:

— Эл. почту. По умолчанию эл.почта указывается из карточки предприятия. Возможно добавить несколько эл.ящиков через запятую.

— Тему. По умолчанию устанавливается «Документы».

— Текст письма. По умолчанию устанавливается «Добрый день, во вложении «. При установке «галочки» напротив документа, название документа добавляется в текст письма. При снятии «галочки» название документа удаляется из текста письма. Также, можно добавлять любой произвольный текст.

— Подпись. По умолчанию устанавливается ФИО пользователя, номер телефона и наименование организации.

— При установке «галочки» «Отправить документы с печатью и подписью», документы сформируются с образом печати и подписи. Если не устанавливать, документы сформируются без образа печати и подписи.

4. Документы отправляются в формате «PDF».

5. Запись об отправке письма сохраняется в журнале. Для просмотра журнала нажать на ссылку «Журнал».

6. В заголовке письма «От кого» указывается эл.ящик пользователя под которым был выполнен вход в систему.

 

 

ДОПОЛНИТЕЛЬНО

 

АНАЛИЗ ОПЛАТЫ

Внешний вид Заявок для Заказчика и Перевозчика

Сохраняем и отправляем документы водителей

Настраиваем свой шаблон Заявки

Лимит на процент комиссии

АНАЛИЗ ОПЛАТЫ

В Заявке в разделе «Платежный календарь», добавлено поле «ПЛАН ОПЛАТЫ». Система автоматически рассчитывает когда будет выполнена оплата по Заявке, согласно условиям указанным в Заявке. Расчет выполняется как для Заказчика (ждём поступления), так и Перевозчика (необходимо оплатить).

 

В разделе Заказчика в поле «ПЛАН ОПЛАТЫ» расположена ссылка для обновления данных по оплате. Нажав её, выполнится перерасчет. При наведении на значок с вопросом, отобразится информация о платеже. Раздел Заказчика.

Аналогично и в разделе Перевозчика.

Что необходимо чтобы выполнялся правильно расчет?

1. Для платежного календаря Заказчика и Перевозчика указать на основании какого события будет выполнен расчет, количество дней от события.

2. Заявка должна находится в статусе «Документы».

3. Если оплата привязана к документам, необходимо загружать в систему сканы документов, указав дату получения и признак оригинал или нет.

4. Правильно указать дату погрузки, выгрузки в маршруте Заявки.

5. Указывать дату реальной погрузки и выгрузки при переводе Заявки в статусы «Перевозка» и «Груз доставлен».

5. Выполнить привязку банковских платежей к Заявке.

Сводную информацию по платежам, вы сможете получить в разделе ОТЧЁТЫ — КОНТРОЛЬ — ЗАКАЗЧИК (ПЕРЕВОЗЧИК), а так же в платежном календаре ОТЧЁТЫ — ПЛАТЕЖНЫЙ КАЛЕНДАРЬ.

 

Внешний вид Заявок для Заказчика и Перевозчика

В системе добавлена возможность использовать шаблоны Заявок персонально для Заказчика и Перевозчика. Например, Заказчик затребовал свой формат Заявки. Вы создаете его в системе СЕРВИС — НАТРОЙКИ -ШАБЛОНЫ ДОКУМЕТОВ необходимый шаблон и используете в Заявках с данным Заказчиком этот вид Заявки. В тоже время для Перевозчика оставляете свой прежний вид Заявки.

Установить вид шаблона вы можете при добавлении или редактировании Заявки.

Для Заказчика:

Для Перевозчика:

 

Сохраняем и отправляем документы водителей

В систему добавлена возможность сохранять копии документов водителей (водительское удостоверение, регистрационные документы и др.).

Как это выполнить?

Переходим в справочник водителей СЕРВИС->СПРАВОЧНИКИ->ВОДИТЕЛИ. В таблице водителей добавлен новый столбец ‘Документы’. Если уже добавлены документы, указывается количество. Переходим по ссылке «Документы(2)«.

В этом разделе можно добавлять и корректировать документы водителя.

В форме указываем и загружаем файл с данными водителя.

При отправке документов в разделе «Файлы», отображаются добавленные файлы. Поставив «Галочку», документ будет отправлен по электронной почте.

 

Настраиваем свой шаблон Заявки

Для тех кто использует в системе свою форму Заявки, создав её в разделе Шаблоны документов , добавлена возможность отображать табличные данные из Заявки. Это данные о погрузке и разгрузке. Так как в Заявке может присутствовать несколько маршрутов, соответственно могут указываться различные данные о месте разгрузке, грузоотправителе , наименование груза и др.

Как делать?

В списке РЕКВИЗИТЫ ДОКУМЕНТА, в секциях ДАННЫЕ ПОГРУЗКИ и ДАННЫЕ РАЗГРУЗКИ, реквизиты указаны с числом на конце — %[mesto_pogruzki_1]%. Цифра соответствует номеру маршрута в Заявке. Т.е. если хотим отобразить в Заявке место погрузки из второго маршрута, переносим реквизит %[mesto_pogruzki_1]% в форму Заявки и заменяем единицу на двойку — %[mesto_pogruzki_2]% и так далее.

 

 

Как работать с шаблонами вы можете подробно узнать здесь.

 

Лимит на процент комиссии

Для осуществления контроля процента комиссии по Заявке, добавлена новая возможность — устанавливать лимит процента комиссии. Лимит действует на все ваши Заявки предприятия.

Как делать?

В разделе СЕРВИС-НАСТРЙКИ-ПАРАМЕТРЫ СИСТЕМЫ в поле «Лимит процента комиссии» указать значение. Если значение равно нулю, анализ не выполняется.

 

2. При добавлении нового счета будет выполняться анализ по лимиту процента комиссии. При не соответствии будет отображаться сообщение с указанием расчетных данных по Заявке. Если расчет не соответствует условию, добавить новый счет система не позволит.