Электронные перевозочные документы

С 1 сентября 2026 года для участников грузоперевозок действует обязательный переход на электронные перевозочные документы.

Теперь перевозочные документы, которые раньше оформлялись на бумаге, должны формироваться в установленном электронном формате и передаваться через информационные системы электронных перевозочных документов в ГИС ЭПД. Требование распространяется на грузоотправителей, перевозчиков, грузополучателей и экспедиторов.

Для транспортной компании это не просто отказ от бумаги. Меняется сама последовательность оформления перевозки: заказ, заявка, транспортная накладная и действия участников перевозки объединяются в единую электронную цепочку.

Какие документы переходят в электронный формат

В обязательный транспортный ЭДО входят, в частности:

• ЭЗЗ — электронный заказ и заявка на перевозку;
• ЭТрН — электронная транспортная накладная;
• ЭПЭ — электронное поручение экспедитору;
• ЭЭР — электронная экспедиторская расписка;
• ЭСР — электронная складская расписка.

Для отдельных видов перевозок предусмотрены также электронная железнодорожная накладная и электронная грузовая авианакладная. Форматы этих документов утверждены ФНС России.

При этом не все документы используются в каждой перевозке. Состав ЭПД зависит от того, кто является заказчиком, кто организует перевозку, принимает ли экспедитор груз во владение и кто непосредственно выполняет перевозку.

ЭЗЗ — электронный заказ и заявка на перевозку

ЭЗЗ — это электронный документ, с которого формируется договоренность участников о конкретной перевозке.

В нем фиксируются основные условия:

• заказчик и перевозчик;
• груз;
• маршрут;
• пункты погрузки и выгрузки;
• дата и время подачи транспорта;
• требования к автомобилю;
• условия перевозки;
• стоимость или порядок расчетов.

ЭЗЗ не заменяет транспортную накладную. Он фиксирует договоренность сторон и является основанием для формирования последующей транспортной накладной.

Например

При прямой перевозке:

Заказчик → Перевозчик

формируется:

ЭЗЗ → ЭТрН

Заказчик формирует заказ, Перевозчик его подтверждает, после чего на основании согласованных данных формируется ЭТрН.

ЭТрН — электронная транспортная накладная

ЭТрН — основной документ, сопровождающий автомобильную перевозку груза.

В электронной транспортной накладной фиксируются сведения о:

• грузоотправителе;
• перевозчике;
• грузополучателе;
• грузе;
• маршруте;
• транспортном средстве;
• участниках перевозки;
• передаче и получении груза.

В отличие от бумажной накладной, ЭТрН представляет собой последовательность электронных титулов, которые формируют разные участники перевозки.

Как проходит ЭТрН

В стандартной перевозке:

Титул 1 — грузоотправитель

Грузоотправитель формирует сведения о перевозке и подписывает первый титул.

Титул 2 — перевозчик

Перевозчик принимает груз к перевозке и подписывает соответствующий титул.

Титул 3 — грузополучатель

Получатель подтверждает получение груза и при необходимости указывает расхождения.

Титул 4 — перевозчик

Перевозчик подтверждает завершение перевозки и сдачу груза получателю.

Таким образом, участники работают не с несколькими экземплярами бумажной накладной, а с одним электронным документом, в котором каждый участник выполняет свою часть оформления.

Титулы 5 и 6 ЭТрН

В некоторых случаях в ЭТрН дополнительно фиксируется стоимость перевозки.

Тогда используются:

• Титул 5 — перевозчик указывает стоимость перевозки;
• Титул 6 — заказчик подтверждает стоимость.

Использование этих титулов зависит от выбранной схемы оформления и необходимости использовать ЭТрН для подтверждения стоимости перевозки.

Если в перевозке участвует экспедитор

При работе через экспедитора состав электронных документов зависит от того, принимает ли экспедитор груз во владение.

Это принципиально важно.

Вариант 1. Экспедитор не принимает груз во владение

Схема:

Заказчик → Экспедитор → Перевозчик

но физически груз передается непосредственно Перевозчику.

В этом случае:

Заказчик → Экспедитор

оформляется ЭПЭ — электронное поручение экспедитору.

Затем:

Экспедитор → Перевозчик

оформляется ЭЗЗ.

А сама ЭТрН оформляется между:

Заказчиком как грузоотправителем → Перевозчиком → Получателем.

Экспедитор при этом организует перевозку, но не становится грузоотправителем в ЭТрН.

Вариант 2. Экспедитор принимает груз во владение

Здесь схема уже другая:

Заказчик → Экспедитор → Перевозчик → Получатель

Если экспедитор принимает груз от клиента, применяется электронная экспедиторская расписка.

Получается цепочка:

ЭПЭ → ЭЭР → ЭЗЗ → ЭТрН

В последующей ЭТрН экспедитор может выступать грузоотправителем, поскольку именно он передает груз перевозчику.

ФНС отдельно утвердила форматы электронного поручения экспедитору, экспедиторской и складской расписок.

Какие документы уже формируются в КиберЛог

КиберЛог развивается с учетом нового порядка электронного документооборота и позволяет формировать электронную перевозочную документацию непосредственно из данных перевозки.

Сейчас в системе формируются:

При этом обычные документы транспортной компании также остаются частью рабочего процесса: заявки, счета, акты, УПД и другие документы могут формироваться в КиберЛог в зависимости от используемой схемы работы.

Главное преимущество — данные не нужно вводить несколько раз

Одна из главных задач КиберЛог при переходе на электронный документооборот — не заставлять диспетчера повторно вводить одну и ту же информацию.

Например, данные заявки:

маршрут → груз → отправитель → получатель → автомобиль → водитель → условия перевозки

используются для формирования следующих документов.

ЗАЯВКА ↓ ЭЗЗ ↓ ЭТрН ↓ прием груза ↓ перевозка ↓ получение груза ↓ завершение перевозки

Это снижает количество ручного ввода и, соответственно, количество ошибок.

Что меняется для перевозчика

Раньше водитель мог получить бумажную транспортную накладную и передать ее получателю.

Теперь перевозка становится электронной.

Перевозчик должен:

1. получить электронный заказ/заявку;
2. подтвердить согласованные условия;
3. принять ЭТрН;
4. подтвердить прием груза;
5. выполнить перевозку;
6. передать информацию о доставке;
7. оформить завершение перевозки.

Все участники используют электронные подписи, а документы передаются через информационную систему электронных перевозочных документов. Для работы с ЭПД необходимо подключение к оператору ИС ЭПД и наличие квалифицированной электронной подписи.

Что меняется для экспедитора

Для экспедитора особенно важно правильно определить свою роль.

Экспедитор может:

только организовать перевозку

или

принять груз во владение и затем передать его перевозчику.

От этого зависит состав документов и, в частности, кто будет выступать грузоотправителем в ЭТрН.

Поэтому в КиберЛог при формировании перевозки важно сначала определить схему перевозки и роли участников, а уже затем формировать необходимые электронные документы.

КиберЛог объединяет перевозку и ЭДО в одном процессе

Переход на электронные перевозочные документы — это не просто замена бумажной накладной XML-файлом.

Это переход к единой цифровой цепочке:

Заказ → ЭЗЗ → ЭТрН → Прием груза → Перевозка → Получение → Завершение перевозки.

КиберЛог позволяет использовать данные перевозки для формирования электронных документов и организовать работу диспетчеров, логистов, бухгалтерии и других сотрудников в единой системе.

Электронный документооборот без повторного ввода данных

КиберЛог — управление перевозками, заявками и электронными перевозочными документами в одной системе.